외식업 운영가이드

회계전표의 기본은 차변과 대변이 항상 일치하여야 한다. 구매와 자재관리도 똑같은 원리로 움직이게 되어있다. 대형업체의 경우는 구매와 자재 담당이 별도의 상호 견제적인 조직의 원리에 의하여 움직이지만, 통상의 외식업소의 경우는 경영자가 직접 구매발주와 발주 된 원안대로 식자재가 제대로 입고 되었는가를 반드시 점검하여야 한다.

업소 규모가 일정 규모 이상인 대형업소의 경우에는 경리부, 마케팅부, 조리부, 객장부, 서비스 담당자 등의 구매기능의 체계화와 관리가 이루어져야 한다. 구매담당자도 각종 회의 세미나 참관, 박람회, 전시회, 필요한 교육 수시 수강을 하여 필요한 능력을 향상시켜야 한다.

★ 구매시 사용서식

▪ 견적요구서

▪ 시장정보 기록카드

▪ 입찰문서

▪ 납품업체 평가기록

▪ 재고목록양식

▪ 각종 영수증

다음의 양식은 품목별로 구매 요청한 내용을 입고시에 규격과 수령을 확인하고 검수까지 할 수 있도록 작성된 양식이다.

★ 품목별 구매요청 보고서

▪ 구매 요청 리스트

구매 요청 리스트 부문에는 식자재 발주를 한 제품에 대하여 품명, 규격, 수량에 대하여 발주된 기준을 적어 놓는다

▪ 입고결과

입고결과 부문에는 발주된 식자재가 구매요청서와 동일하게 입고되었는지를 점검하는 부분이다. 이러한 점검을 위하여 식자재의 규격, 수량, 단가, 금액을 적어 놓는다. 입고결과 부문에서 특이하게 단가와 금액항목을 추가 한 것은 식자재 단가가 검수시 관능검사의 중요한 품질기준으로도 사용할 수 있기 때문이다.

▪ 검수 및 물품확인

검수 및 물품 확인란은 담당자가 최종적으로 구매 요청한 부분과 입고 부분이 없으면 확인 날인을 함으로써 업무를 마감한다.

★ 일자별 구매요청 보고서

▪ 일자별로 거래선에 구매발주를 요청한 품목에 대하여 금액까지 합산할 수 있도록 기재한다