외식업 운영가이드

♣ 구매관리의 절차와 기법

외식업 경영에서 구매관리는 넓은 의미에서 식자재 관리로 보아야 한다. 외식업 식자재 관리에서 구매관리, 재고관리, 검수관리, 저장관리로 나누어 볼 수 있다. 이와같이 식자재 관리는 식자재의 구매, 검수, 저장, 출고 등과 관련된 모든 업무를 의미한다.

이와 같은 식자재 관리는 외식업 경영자들이 잘 못하기 쉬운 부분중의 하나로 이에 대한 성과가 구매비용의 상승, 상품가치의 하락, 재료의 높은 부패율 등을 인하여 고가격 저품질의 외식업 경영에서의 최대의 악재와 부딪치게 된다.

특히 외식업소에서는 식자재 원가가 매출의 40%내외를 차지하게 되므로 필요한 식자재를 저렴하고 높은 품질로 구매하고, 이를 최선의 상태로 유지함으로써 낭비가 되는 자재를 줄이고 이윤창출을 극대화하고자 하는 것이 식자재 관리의 목표이기도 하다.

가. 구매관리의 의의

구매관리를 넓은 의미로 정의를 하게 되면, 외식업 경영업체가 업소의 가능을 원활하게 수행하기 위하여 필요한 원자재와 기타 부자재를 필요한 시기에 적절한 조건으로 최소한의 비용으로 다른 경제 주체로부터 획득하기 위한 관리활동을 말한다.

이와 같은 역할을 성실히 수행하기 위하여 구매담당자는 식자재 가격에 영향을 주는 가격변동요인에 대하여 늘 주목하고 있어야 하면, 원료 구입선도 최저의 가격에 최상의 품질의 식자재를 구입할 수 있는 장소에 대하여 끊임없는 조사활동을 추진하여야 한다.

나. 구매관리 절차

구매관리를 하고자 할 때는 다양한 품목에 대하여 복수의 거래선을 비교하면서, 정해진 업무매뉴얼 절차에 따라 구매업무를 추진하여야 한다. 필요한 자재결정의 단계부터 거래선 선정과 가격 네고(NEGO) 협상을 실시하여 최종적으로는 효율성과 경제성 평가시 만족할 만한 결과가 이루어져야 한다.

★ 구매 단계

▪ 제1단계: 필요한 자재결정

▪ 제2단계: 시장 내에서 품목발굴의 단계

▪ 제3단계: 품목조사 및 구입결정 여부

▪ 제4단계: 구매자와 판매자 사이의 협상

▪ 제5단계: 최종 효율성과 경제성의 평가

이러한 다섯 단계의 구매관리 절차가 끝나게 되면 최종적으로 하여야 하는 것이 가치분석의 단계이다. 가치분석은 구매관리자가 실시한 구매 활동에 대하여 객관적인 평가를 내리는 것이라고 볼 수 있다. 이 가치분석은 상품의 질을 상품가격으로 나눈 것으로써 계산 공식은 다음과 같다.

(1) 구매활동의 목표

(가) 필요한 물품의 적절한 공급유지

외식업체에서 구매활동을 하는 목적은 음식을 만들고 서비스를 제공하기 위하여 필요한 모든 물품을 적절한 시간내에 효과적으로 필요한 물품을 공급받기 위한 것이다. 고객이 다양한 메뉴욕구를 충족시켜 주기 위해서는 영업활동에 필요한 물품들을 적절한 재고수준으로 유지시켜야 한다.

외식업소 식자재의 경우는 일반 제조공장의 원료와 달라 정확하게 소요량 예측과 재고량 파악하기가 어려운 측면이 많지만 그렇다고 이를 무조건으로 방치할 수는 없다. 과도한 재고보유는 현금의 유동성을 저하시키고, 재고유지 비용까지 증가시키는 단점이 있으므로 외식경영자는 이 부문에 많은 관심을 기울여야 한다.

이처럼 필요한 물품의 적절한 공급관리는 구매관리에서 필수적 조건이다. 적절한 재고량을 보유하지 못하면 찾아오신 손님들에게 충분한 서비스를 제공할 수 없으며, 반대로 과도한 재고보유는 현금회전과 저장창고의 물류관리에서 많은 비효율을 낳을 수밖에 없다.

이러한 문제점을 해결하기 위해서는 구매관리자는 구매량 결정시에 물품들을 직접 사용하는 사람들인 주방장, 홀 서빙 담당자들로부터 영업에 필요한 수량과 물품을 정학하게 파악하여 구매하여야 한다.

★ 필요물품 공급관리 방법

▪ 정확한 품목별 구매시기 결정

▪ 항상 재고량 파악

▪ 품질명세서 작성

▪ 품질기준설정

▪ 구매 명세서의 작성

▪ 경쟁적 입찰자 획득

▪ 납품업자 사전조사

▪ 결재조건과 시기결정

▪ 신상품개발 조사

▪ 대금결제 방안

외식업의 식자재 관리는 핵심은 언제나 균일한 품질의 식자재가 입고되도록 하여야 한다. 외식 식자재의 대부분이 공산품이 아니라 농․축산물으로써 품질관리가 공산품에 비하여 어렵지만 고객에게 언제나 똑같은 맛과 서비스를 제공하기 위해서는 식자재의 품질유지가 관건이다. 이를 위하여 구매 관리자는 구매활동을 할 때 늘 똑같은 식자재가 균일한 품질로써 입고 될 수 있도록 노력하여야 한다.

★ 식자제 품질관리 방법

▪ 식자재의 유효기간 점검

▪ 식자재의 포장상태/ 보존특성 파악

▪ 식자재의 저장기간 구매시점 별도기록관리

▪ 식자재 용기 재활용 대랙수립(빈박스/ 빈통/ 빈병)

▪ 불량품 반품 방안 모색

(나) 최저수준의 EP (edible portion cost)

식자재의 구매에 있어서 농․축산물의 품질은 늘 똑같아야 한다. 같은 고추라고 해도 캡사이씬(색깔), 캡시컴(매운맛)이 품종마다 틀릴 수밖에 없다. 이러한 문제점을 해결하기 위하여 정밀 분석기기가 없더라도 관능검사를 통해서라도 맛을 체크하여야 한다.

이와 더불어 중요한 부분이 식자재를 구입시 농산물의 경우에는 可食部位(가식부위)와 非可食部位(비가식 부위)의 면적까지 계산하여 제대로 된 식자재를 확보할 수 있도록 노력하여야 한다.

(다) 비교우위 유지

구매담당자는 다른 구매경쟁자보다 납품업자로부터 더 나은 조건으로 물건을 구입할 수 있도록 하여야 한다. 이처럼 경쟁력 있는 납품업자를 선정하기 위해서는 다음과 같은 선발기법이 필요하며, 거래 가능성이 있는 모든 납품업자와 도 좋은 호의적 관계를 가지도록 하여야 한다.

★ 우수한 납품업자 선발방법

▪ 리스트 분석

▪ 1차 선발

▪ 전화로 납품 능력들을 파악

▪ 선발 자를 본사로 불러 브리핑

▪ 샘플 제시

★ 품목별 거래 업체 리스트

▪ 품목명: 식자재 부문별로 품목명을 적는다

▪ 업체명: 납품이 가능한 거래선별로 업체명을 적는다

▪ 담당자: 납품 및 영업 담당자 이름을 적어 놓는다

▪ 연락처: 사무실과 긴급시 연락전화 번호를 적어 놓는다

▪ 신용등급: 가장 중요하게 평가하여야 할 부분으로써 기존 거래를 하던 곳을 통하여 거래선의 신용상태를 미리 평가하여 놓아야 한다.

★ 품목별 거래선 상담일지

▪ 업체명 : 납품이 가능한 거래선별로 업체명을 적는다

▪ 담당자 : 상담을 실시한 납품 및 영업 담당자 이름을 적어 놓는다

▪ 연락처 : 사무실과 긴급시 연락할 수 있는 전화 번호를 적어 놓는다

▪ 회사규모 : 담당자와 상담을 통하여 거래선 회사의 직원 수, 소재지, 배송방법, 주요 납품처, 결재방법등을 조사하여 기록하여 놓는다

▪ 상담내용 : 거래선 직원과 상담한 내용중 특이한 점과 중요한 점을 메모로 적어 놓는다

▪ 담당의견 : 거래선 직원과 협의한 내용 중에서 상부에 보고할 내용을 적어서 결재시에 이러한 내용을 상사와 협의하도록 한다

★ 구매관리 핵심요점

▪ 사용할 식재료 명세세표를 사전에 분류하여 놓는다

▪ 발주시는 규정된 상품가 브랜드를 정하여 놓는다

▪ 발주는 전화 발주를 하지만 반드시 전표나 메모를 하도록 한다

▪ 발주시기는 전날 밤에 실시한다

▪ 발주시는 재고조사를 실시한 후에 발주량을 정하고 반드시 발주 전표를 작성하여 놓는다

▪ 거래업자 전화 순서를 정하여 놓고 위의 순서대로 빠짐없이 체크하면서 발주처리를 한다